Templates in Factview
De huidige lijst met templates in Factview worden hieronder kort toegelicht.
Toelichting per template
Templates voor mutaties van actuals, eliminaties, toevoegingen en niet financiële gegevens.
1. Template voor grootboekrekeningen
Deze template is bedoeld om grootboekrekeningen en omschrijvingen in te vullen om deze in Factview te importeren. Hiermee kun je ook 'extra' of aanvullende rekeningen toevoegen in Factview. Een voorbeeld hiervan is het bestand in de bijlage met de zogenaamde P-rekeningen. Als je deze template importeert in Factview, worden de grootboekrekeningen toegevoegd in het dossier. Deze moeten vervolgens gemapt worden in de standaardstructuur en overige rapportstructuren, voor zover nodig.
2. Template met standaard grootboekrekeningen
Deze template als in 1, maar dan ingevuld met standaard grootboekrekeningen om te gebruiken in een leeg dossier. Je kan deze gebruiken om bijvoorbeeld vervolgens een prognose te maken, gebaseerd op deze rekeningen, zodat je alvast een goede basis hebt om te gebruiken in de prognose.
3. Template voor een structuurrapporten
Deze template is bedoeld om structuur rapporten (dit zijn rapporten die door de gebruiker zijn gebouwd) in Factview te importeren op basis van grootboekrekeningen die in de template gekoppeld zijn aan structuurgroepen. Het betreft een zeer technische template, die in de praktijk niet wordt gebruikt. Het is namelijk makkelijker (en overzichtelijker) om een structuur in Factview zelf aan te maken, en vervolgens de grootboekrekeningen hierin te slepen.
4. Mutatietemplate (o.a. voor actuals, begrotingen en niet financiële gegevens (bijv. uren)
Dit is een van de belangrijkste templates in Factview. Met deze template kun je allerhande soorten van mutatiebedragen toevoegen in Factview. Dit zijn dus enkelvoudige bedragen van een periode.. Bijvoorbeeld van een begroting, of voor extracomptabele bedragen, of voor niet financiële gegevens, maar ook voor bijvoorbeeld de werkelijke cijfers van de boekhouding (proef-saldi balans) van een bedrijf waarvan geen auditfile beschikbaar is, bijvoorbeeld een buitenlands bedrijf. Als deze template in Factview wordt geimporteerd wordt hiervan een Importset gemaakt. Als deze importset is gekoppeld aan een dataset kunnen de mutaties van de template in de rapporten van Factview worden bekeken. Je kan deze template uitbreiden met extra tabbladen om een koppeling te maken met klantspecifieke gegevens (ander Excelbestand). Alleen de licht- en donkerblauw gekleurde tabbladen worden geimporteerd (zie afbeelding hieronder)
Het belangrijkste tabblad is tabblad Mutaties. Dit tabblad bevat de bedragen. De overige donkerblauwe tabbladen bevatte extra gegevens zoals de nummers en namen van grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers en klanten en leveranciers.
De kolommen van het tabblad mutaties zijn als volgt: in rood zijn verplicht en in de blauwe kun je extra gegevens opnemen. Je kan ook extra kolommen toevoegen voor 'tussenberekeningen' of het samenvoegen van verschillende velden om bijvoorbeeld een uitgebreide omschrijving toe te voegen, of bedragen nog te verdelen oid.. Zie voorbeeld hieronder.
Tips:
· voor een begroting hoeft de template niet in evenwicht te zijn. Voor overige imports is het van belang dat je altijd bedragen in evenwicht invult, dus ook een balansrekening toevoegen voor het verschil weg te boeken.
· je kan deze template gebruiken om elke maand opnieuw bedragen toe te voegen aan de bestaande template, met de bedragen voor de nieuwe maand. De kolom periode zorgt ervoor dat de bedragen in de juiste periode geboekt worden in Factview.
· je kan deze template ook gebruiken voor periode 0 (om een beginbalans toe te voegen) en periode 13 (als het dossier is opgezet voor een 13 4-wekelijkse periode).
5. Template voor cumulatieve bedragen
De template voor mutaties voor cumulatieve bedragen is gelijk aan template nr. 4, maar dan bedoeld om cumulatieve bedragen in te vullen. Afhankelijk van een export vanuit de financiële administratie kun je deze template gebruiken als de export cumulatieve bedragen vermeld. In Factview worden deze cumulatieve bedragen omgezet naar periode bedragen (mutaties)
6. Template voor cumulatieve bedragen met voorbeeld
Idem als template 5, maar dan gevuld met voorbeeld cijfers. Deze template kan gebruikt worden om een leeg dossier te vullen en te zien hoe de cijfers opgenomen worden in Factview. Het dossier kn daarna weer 'leeggemaakt' worden, zodat het gevuld kan worden met de werkelijke cijfers van het bedrijf.
Deze templates zijn speciaal gemaakt voor het maken van begrotingen en prognoses
7. Basis planning importtemplate
Dit bestand is geschikt om planningen, begrotingen en prognoses in Factview te maken. Het betreft een uitgebreid Excelmodel dat ingevuld kan worden met de input voor een begroting of prognoses. De output van deze template wordt opgenomen in de Planningmodule van Factview. Op basis van de menu’s en opties van de Planningmodule kan op relatief eenvoudige wijze een prognose van de winst- en verliesrekening, de balans en liquiditeit worden gemaakt. De Planningmodule is een apart onderdeel van Factview.
De template bestaat uit een voorblad en een aantal tabbladen zie onderstaande afbeelding.
Elk tabblad correspondeert met een deel van de winst-en verliesrekening. Bijvoorbeeld in tabblad "opbrengsten" worden bedragen ingevuld voor de toekomstige opbrengsten.
Het tabblad Instructie bevat de instructie hoe je de template kan gebruiken en vullen.
Elk tabblad is min of meer op dezelfde wijze opgebouwd. Alleen de kolommen kunnen andere gegevens vermelden, die behoren bij het type invoer (opbrengsten, kosten of investeringen).
Hieronder is een voorbeeld gegeven van een invoerregel in het tabblad opbrengsten. Het eerste deel bevat de naam van het zgn. 'planningsitem' met daarna grootboekrekeningen die nodig zijn voor alle berekeningen en daarachter de bedragen per maand.. Op basis van deze invoer berekent Factview voor elke regel de opbrengsten, de debiteurenpositie, de btw en alle betalingsmomenten waarop geld ontvangen of betaald zal worden. De output hiervan is te zien in de winst-en verliesrekening, balans en het kasstroomoverzicht in Factview.
In elke regel moet een jaartal worden opgenomen. Dis je kan met deze template op hoofdlijnen of juist heel gedetailleerd een planning maken voor één jaar, of voor meerdere jaren tegelijk. De template kan op deze manier uit veel regels bestaan.
Je kan de template ook gebruiken om 'te linken' met een bestaand Excelmodel waarin je al een begroting hebt gemaakt. Die bevat meestal alleen de bedragen voor het 2e deel. De eerste kolommen dienen dan nog wel ingevoerd te worden om ook de berekeningen voor het balansverloop en de liquiditeit te kunnen maken in Factview.
8. Maandmodel planning importtemplate
De Maandmodel planning importtemplate is bedoeld voor het maken van een snelle prognose voor meerdere jaren tegelijk.
Het tabblad Instructie bevat de instructie hoe je de template kan gebruiken en vullen.
Met deze planningtemplate kan in korte termijn een meerjarenprognose worden opgesteld. De template bevat 2 tabbladen met settings, die de nodige extra gegevens al invullen in het invoertabblad 'MAANDINVOER'.
In dit tabblad worden de gegevens per maand ingevuld voor het maken van de prognose. In tegenstelling tot model 7. hiervoor, bevat deze template slechts één invoertabblad. Alle onderdelen van de planning zijn verdeeld over 10 blokken van 30 regels in dit tabblad.
Voorbeeld van het tabblad 'MAANDINVOER'
De templates 9 t/m 11 komen te vervallen.